10 erros comuns (e que você deve evitar) ao usar Kanban

Você acabou de implementar o Kanban na sua empresa, mas as atividades ainda parecem travadas? Talvez o motivo seja algum desses que vou te falar.

Imagem com o número 404

O sistema Kanban, seja por meio de quadros ou cartões, é uma ótima ferramenta para gerenciar projetos, melhorar o fluxo de trabalho e aplicar melhoria contínua. Esse sistema permite uma visibilidade muito bacana do trabalho em andamento, além de ajudar a gerenciar o tempo e melhorar a eficiência da equipe.

Eu mesmo sou um grande fã do Kanban, e aplico seu sistema tanto no âmbito profissional quanto pessoal, seja para organizar meus projetos ou a viagem com a família. (Posso dizer que Kanban, café e a cervejinha de sexta-feira são três coisas que não vivo sem).

Se você não sabe muito bem como funciona o sistema Kanban, eu recomendo o link abaixo, com vários conteúdos bacanas e bem introdutórios para você conhecer o Kanban:

Aliás, o Kanban é uma ferramenta tão poderosa que é utilizado com outros frameworks, como o Lean e o Agile (Scrum, Crystal, XP, etc.).

Entretanto, nem todo mundo consegue alcançar os benefícios do Kanban logo de cara. Os motivos podem ser variados, desde a forma como as tarefas estão sendo priorizadas até o excesso de reuniões desnecessárias. Por isso, nesse artigo eu vou listar 10 erros comuns que as pessoas cometem ao aplicar o Kanban. Espero que isso te ajude a alcançar os benefícios valiosos que ele gera.

Quadro com post-its desorganizados
Quadro com post-its desorganizados
Se os seus projetos com Kanban se encontram mais ou menos assim, talvez você esteja cometendo um dos erros que vou listar aqui.

Erro nº1: Não saber priorizar as tarefas e os projetos

No gerenciamento de projetos, o seu sucesso está diretamente ligado a forma como priorizamos as tarefas. Se você não souber definir de forma clara quais tarefas têm mais importância, a falha no seu projeto pode ser iminente!

Ao não priorizar as tarefas, você pode deixar de entregar algo de valor aos clientes e stakeholders. Nesse sentido, esse processo possui um grande papel em garantir que as entregas aconteçam na ordem do que é mais valioso na percepção do cliente.

Assim, você garante que a equipe esteja trabalhando sempre no que é mais importante.

No gerenciamento de projetos pautado no Kanban, as tarefas são priorizadas à medida que são adicionadas ao backlog. Se elas estiverem na parte superior do quadro, por exemplo, significa que essas tarefas são as mais importantes naquele momento.

Em outras palavras, a equipe deve trabalhar no backlog de cima para baixo.

E quando fazer essa priorização? Durante as reuniões de reabastecimento das equipes Kanban!

Erro nº2: Microgerenciamento

Aqui vai um sinal de alerta: se você é um daqueles gerentes de projetos que sempre quer um relatório de status das tarefas ou que dá uma olhadinha por cima do ombro do membro da equipe enquanto ele trabalha, está na hora de refletir um pouco sobre esse comportamento.

Podemos chamar essa atitude de microgerenciamento. Ok, você quer ter certeza do andamento do projeto, mas ao mesmo tempo, isso pode fazer com que os funcionários fiquem insatisfeitos ou apavorados para entregar tudo dentro do prazo, fazendo com que o valor do produto seja reduzido demais.

Aproveite o Kanban, pois ele elimina essa necessidade de microgerenciar a equipe, uma vez que o status pode ser visualizado no próprio quadro. Você pode identificar os itens que correm risco de prazo, gargalo, sobrecarga ou até mesmo saber no que as equipes estão trabalhando.

Mas claro: isso não significa que você não tenha que se comunicar com a equipe. O que eu quero dizer com isso é que o Kanban pode ser uma ferramenta de apoio para as discussões sobre o direcionamento do projeto, e não uma forma de questionar o trabalho da equipe.

Erro nº3: Esquecer de revisar os processos

A falta de revisão em processos é um dos motivos mais comuns para que um projeto falhe, e no contexto do Kanban, isso não é diferente. Afinal, se você não para e pensa se os seus processos estão produzindo desperdícios, a produção será inevitavelmente cara.

Aliás, vale dizer que os projetos estão cada vez mais complexos, ainda mais com a transformação digital e com a importância em se relacionar com vários clientes.

Pode ser que existam novos requisitos de entrega que precisam ser atendidos, e você nem sabe ainda. Por isso, revise seu processo quantas vezes for preciso.

O Kanban possui um princípio que busca mudanças incrementais e evolutivas. Ou seja, é importante recorrer a práticas de melhoria contínua, como o Lean, para que as equipes, com a ajuda do Kanban, visualizem os desperdícios nas atividades.

Além disso, aplicar algum processo de melhoria contínua faz com que os projetos se tornem cada vez menos complexos.

Erro nº4: Achar que a automação é tudo

Muitas empresas recorrem a ferramentas extremamente sofisticadas para que elas funcionem como um quadro Kanban. A busca pela automação é sempre tentadora, mas é preciso pensar que um software avançado não garante sucesso no processo. Seja qual for a metodologia, lembre-se que um projeto bem-sucedido depende de outros dois pilares, além das ferramentas: pessoas e processos.

O lado positivo das ferramentas Kanban é que geralmente elas são desenvolvidas justamente para orientar a colaboração entre as equipes.

Assim, temos uma forma bastante interativa e eficiente de gerenciar as tarefas do seu projeto.

Erro nº 5: Não utilizar nenhuma ferramenta

Já que eu estou falando de automação, vale ressaltar a importância das ferramentas. Aliás, vale recapitular os três pilares para o sucesso de um projeto: pessoas, processos e ferramentas.

Então, é importante ir atrás de mecanismos que funcionem como um quadro Kanban, por exemplo, para se manter informado do andamento do projeto. Você pode gerenciar suas tarefas com mais eficiência e promover uma melhor colaboração da sua equipe.

Aliás, vale ressaltar que quando eu digo “ferramenta”, não estou ficando preso apenas a softwares, mas também como um próprio quadro, com post-its ou cartões. O mais importante é arrumar uma forma de visualizar as tarefas, compartilhar documentos e analisar o projeto como um todo. Com as ferramentas, também é possível metrificar os cronogramas dos projetos, planejando iniciativas de melhoria.

Erro nº6: Não estar flexível às mudanças

Se você é um gerente de projetos, talvez o seu maior pesadelo seja o aumento do escopo, ou fazer com que ele sofra muitas mudanças.

Eu sei, isso é amedrontador, já que pode tornar o projeto muito mais imprevisível. Por outro lado, hoje vou fazer o papel de advogado dessas mudanças.

E por quê? A resposta para isso está na necessidade de ser mais ágil que o mercado atual exige, fazendo com que as empresas se tornem como aqueles bichos que se adaptam ao ambiente para sobreviver.

Coruja escondida em uma árvore
Coruja escondida em uma árvore
Assim como as corujas na natureza, as empresas precisam cada vez mais saber se adaptar ao seu ambiente para sobreviver.

As novas tecnologias naturalmente afetam o escopo de um projeto. Isso também transforma a mentalidade dos consumidores, já que seus requisitos e expectativas mudam rapidamente. Em outras palavras, as empresas precisam entregar rapidamente o que os clientes exigem e que enxergam como algo valioso.

Porém, é importante deixar claro que essa necessidade de mudança precisa estar alinhada às direções que o negócio quer tomar. Nesse sentido, é importante que haja práticas que façam com que os requisitos evoluam. As equipes do projeto trabalham junto com os stakeholders, e precisa existir uma comunicação constante definindo as mudanças que são aceitáveis e necessárias (ou não).

Algumas metodologias são muito rígidas na aceitação de mudanças. Não é o caso do Kanban. Se houver qualquer mudança na direção do produto, são criados novos cartões/post-its de tarefas. Além disso, o Kanban incentiva a entrega constante, e por isso, não há um tempo fixo para lançamentos. Assim, você pode apresentar um produto de forma rápida, obtendo feedback e respondendo a ele.

Erro nº7: Não dividir projetos em tarefas menores

Esse é um dos erros mais básicos que podemos cometer ao aplicar o Kanban. Se não soubermos dividir os projetos em tarefas menores, as equipes nunca vão saber por onde começar.

Nesse sentido, é importante identificar quais as tarefas necessárias para concluí-lo.

No Scrum, o Backlog do Produto trabalha com Épicos e Histórias do Usuário que definem os recursos de um produto. No Método em Cascata, temos a estrutura analítica do projeto (EAP), uma organização hierárquica e orientada para a entrega do trabalho. Ou seja, seja qual for a metodologia, você precisa saber decompor o projeto como um todo.

No caso do Kanban, ele pode ser uma ferramenta de auxílio para qualquer metodologia, oferecendo uma representação visual do projeto e do que precisa ser priorizado e dividido em várias partes.

O Kanban é orientado para tarefas, então, cada cartão no seu fluxo é um pedaço do projeto, uma atividade que ajudará a construir um recurso para o produto.

Outra vantagem é que no Kanban o seu projeto não apenas estará decomposto, como você vai poder visualizar esses pedaços. Assim, fica mais tranquilo orientar a equipe para o rumo certo.

Erro nº8: Copiar um sistema Kanban que já existe

Se você fizer uma pesquisa rápida no Google, vai encontrar vários exemplos de quadro Kanban. Você está lá, “surfando” na Internet, quando vê um quadro que é voltado exatamente para o mesmo tipo de projeto que você gerencia. Aí vem o estrago: você resolve copiar aquela adaptação.

Tenha algo em mente: NUNCA copie outro sistema Kanban. Cada um é exclusivo para cada usuário, atendendo às suas necessidades. Se você implementar o método STATIK*, você vai saber exatamente o sistema mais adequado para você. Se isso for feito da forma certa, provavelmente o seu sistema terá uma aparência exclusiva.

*Se você nunca ouviu falar do STATIK, dê uma olhadinha nesse artigo:

Erro nº9: Não medir o lead time

O lead time é basicamente o tempo que você leva para entregar um produto ao cliente. Só com essa definição, podemos ter uma noção do impacto em não medir esse período, já que ele servirá como um norte para identificar desperdícios, pensar em melhorias e qualquer outra tomada de decisão importante.

Com o lead time, vemos como as tarefas fluem pelo processo, e fica mais fácil definir quando é necessário trabalhar em um item.

Assim, você entrega produtos com muito mais confiabilidade, em um prazo estipulado.

(Se você quer entender mais sobre o lead time, vale a pena conferir outro artigo):

Erro nº10: Reuniões desnecessárias

No sistema Kanban, a comunicação é crucial. Porém, devemos tomar cuidado para não transformar algumas reuniões em algo não produtivo. Se tudo que você faz é se reunir com a equipe, não vai sobrar tempo para fazer o trabalho.

O gerenciamento de projetos baseado no Kanban evita reuniões desnecessárias, já que as informações estarão bastante acessíveis.

Qualquer pessoa da empresa pode ver o andamento do projeto pelo quadro, dispensando encontros desnecessários.

Além disso, com o Kanban não há a necessidade de literalmente se reunir em uma sala, já que a informação está no meio do ambiente de trabalho, disponível para todos.

Se você quer garantir reuniões eficientes, outra opção pode ser adotar alguma metodologia ágil, que tem como base as reuniões diárias (por exemplo, a Daily Scrum). Assim, a equipe se reúne diariamente por um curto período de tempo (10 a 15 minutos), e fala o que foi feito, o que será feito e se existe algum entrave.

É claro que existem outros erros relacionados ao Kanban, mas espero que essa lista ajude nos seus próximos projetos.

E se curtiu esse artigo, não deixe de compartilhar e me seguir aqui no Medium e nas minhas redes sociais: @adrianopontocafé. Tanto aqui quanto por lá, você vai encontrar muito mais conteúdo bacana para aproveitar.

Um grande abraço, e até mais! 😊

CEO & Fundador da PMG Academy | MBA-FGV | Pós-Graduado Neurociência Educacional | Consultor de TI | Design Instrucional na https://www.pmgacademy.com

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